Feedback geven of iemand op zijn/haar gedrag aanspreken; het hoort erbij als je leidinggevende bent. Maar hoe ben je duidelijk en toch vriendelijk? Carolien Hurkx gaf diverse communicatietrainingen aan leidinggevenden. Ze heeft vier handige tips die je morgen al kan toepassen in je communicatie met collega’s.
Maak het klein
Leidinggevenden zijn vaak een stap verder dan hun collega’s, ondervindt Carolien. “Dat is een goede eigenschap en het hoort erbij als je leidinggevende bent”, zegt ze. Het zorgt er volgens haar ook voor dat leidinggevenden en hun medewerkers soms langs elkaar heen praten. “En dat leidinggevenden soms hoog over communiceren. ‘Je houdt je niet aan de afspraken’, is een beschuldiging waar je collega niets mee kan. Ik ben altijd op tijd en doe wat me gezegd wordt, denkt diegene misschien. Het helpt om met een voorbeeld te komen: ‘Je draagt nagellak en dat is niet hygiënisch als je met etenswaren werkt.’ Of: ‘Net had je een klant aan de telefoon, ik merkte dat je erg kortaf was tegen diegene.’ Een dergelijke opmerking zal je collega herkennen. Dat biedt een opening voor een concreet gesprek over het functioneren van je collega.”
Wees oprecht nieuwsgierig
In zo’n gesprek helpt het als je niet oordeelt en oprecht nieuwsgierig bent naar de reden dat iemand doet wat hij doet. Carolien: “Misschien was de klant die je collega aan de telefoon had, zelf heel onbeleefd. Dat verandert waarschijnlijk ook jouw kijk op de situatie.” Carolien adviseert nieuwsgierige, open vragen te stellen waarin je collega de ruimte voelt om zijn verhaal te doen. Dat zorgt voor minder weerstand als je van je collega verlangt dat hij zijn gedrag aanpast. Wil je meer weten over het stellen van goede, nieuwsgierige vragen, dan raadt Carolien het boek ‘Socrates op sneakers’ aan. “Dat is een verfrissend boekje. Dat levert gesprekken op die tot verdieping en verbinding leiden. Een betere tip is nog, om onze training Leidinggeven te volgen. Daar leer je wat goede vragen zijn in situaties die jij dagelijks tegenkomt.”
Leer waarop je kan ontwikkelen
Betekent dit dat je altijd voor de ‘softe’, verbindende aanpak moet gaan? “Niet altijd”, zegt Carolien. Volgens haar zit de kracht hem in een combinatie van een softe versus meer zakelijke aanpak. “Iedereen heeft van nature een voorkeur voor een leiderschapsstijl; de één is goed in het verbinden, de ander vindt de zakelijke, directieve kant makkelijker. Wat gewenst is, hangt af van de situatie en de persoon die je voor je hebt. Die eigenwijze collega zal je anders benaderen dan iemand die heel meegaand is. En dus is het verstandig om eerst je eigen leiderschapsstijl te leren kennen; dan weet je waar je je op kan ontwikkelen. Vervolgens is het nuttig om te leren welke leiderschapsstijl je wanneer inzet.”
In de training Leidinggeven leer je hier meer over.
Vergeet de complimenten niet
Kritisch zijn is goed, maar vergeet de positieve feedback niet! “Kritische, negatieve feedback blijft meer hangen dan iets positiefs. Heb ook oog voor de dingen die wel goed gaan. Benoem die ook regelmatig; wat was een waardevolle bijdrage van je medewerker? Dat verstevigt jullie werkrelatie. Ook hiervoor geldt: maak het concreet, zodat je collega begrijpt wat je bedoelt.”
